Lean lead Topi Hirvonen: Oikaise, niin ei tarvitse juosta kovempaa

Kun tavoitellaan sekä asiakkaiden että henkilöstön tyytyväisyyttä, lean on yritykseen erinomainen johtamisfilosofia, lupaa Sanoman lean-transformaatiosta vastaava Topi Hirvonen.

Sanoma Media Finlandissa aloitettiin syksyllä 2019 kaksi lean-kehitysprojektien pilottihanketta: yksi uutistoimituksissa ja toinen B2B-liiketoimintayksikössä. Toimituksissa pilottia tosin keksittiin kutsua ”arjen helpottamiseksi”, jotta tekemisessä korostettaisi lean-termin sijaan tavoiteltavaa lopputulosta.

Kokemukset piloteista olivat niin lupaavia, että vuodenvaihteessa muutosta vauhdittamaan perustettiin oma tiiminsä. Minun tehtäväni on vetää tätä pientä ja tehokasta, koko yhtiötä palvelevaa neljän lean-asiantuntijan osaamiskeskittymää.

Lean johtamisfilosofia on yhtä kuin asiakaslähtöinen jatkuvan parantamisen kulttuuri. Ajatuksena on vapauttaa aikaa tulipalojen sammuttamisesta ja opettaa oikaisemaan lyhempää reittiä tai hyppäämään pyörän selkään sen sijaan, että yrittäisi kiihdyttää juoksuvauhtia.
Lean onkin yksinkertaisuudessaan vain systemaattinen tapa analysoida ja ratkaista ongelmia, mikä turhan työn vähentyessä säästää aikaa. Tämä puolestaan parantaa sekä asiakas- että henkilöstötyytyväisyyttä.

Miten lean-ajattelu sitten soveltuu mediayhtiöön. Vastaus on helppo: lean johtamisfilosofiana sopii kaikille mahdollisille toimialoille, jos lähtökohtana on asiakaskokemuksen parantaminen. Leanissä kaiken keskiössä on tyytyväisyyden lisääminen – niin asiakkaiden kuin työntekijöiden.

Vaikka lean tuo usein myös säästöjä, ne ovat pikemminkin seurausta ”hukan” eli turhan työn poistamisesta kuin varsinainen tavoite. Journalistien työssä tämä on konkretisoitunut pilotin aikana esimerkiksi juttujen selkeällä kategorisoinnilla kolmeen eri kokoluokkaan: S-, M- ja L-juttuihin. Tämä on auttanut toimittajia kohdentamaan tekemisensä oleelliseen ja myös itselleen mielenkiintoisempiin juttuihin pikkujuttujen nyhräämisen sijaan. Samalla paranee sekä asiakkaiden että henkilöstön tyytyväisyys.

Miten parempiin tyytyväisyys- ja tehokkuustasoihin aiotaan sitten päästä? Sanoma luottaa saumattomaan yhteistyöhön keskitetyn lean-tiimin ja liiketoiminnan välillä. Työntekijät ovat oman työnsä ehdottomia asiantuntijoita eivätkä Lean-ammattilaiset voi opettaa kenellekään, kuinka heidän tulisi työtään tehdä. Tiimi voi kuitenkin auttaa heitä löytämään työstään ongelmia ja ratkomaan niitä järjestelmällisesti ja faktoihin perustuen.

Tärkein osa lean-johtamisfilosofiaa on kuitenkin luoda jatkuvan parantamisen rutiini. Ilman sitä lean on vain kasa kehitystyökaluja ja jää yksittäisiksi kehityspyrähdyksiksi. Kulttuurinmuutoksessa läpinäkyvä ja avoin viestintä sekä palaute ovat kärsivällisyyden lisäksi avainasemassa. Lisäksi päätöksen tekoa pyritään tuomaan johdolta lähemmäs asiantuntijoita, mikä luo kokeilukulttuuria. Nopeat kokeilut ja niistä oppiminen ovat avainasemassa nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä.

Syksyllä käynnistetyt lean-hankkeet ovat täydessä vauhdissa. Samaan aikaan käynnistellään lean-keskusteluja muissakin yksiköissä ja järjestetään helmikuussa ensimmäiset kaikille avoimet lean-koulutukset. Nämä ovat ensimmäisiä askelia kohti jatkuvan parantamisen kulttuuria.

04.02.2020